Organización para la Productividad

Desde que estaba en escuela superior siembre he estado buscando formas de poder recordar todo lo que tengo que hacer de manera eficiente y que me permita enfocarme en el trabajo y no en la organización del trabajo.

Lo primero que traté fue una agenda de papel y luego una electrónica (Palm III). Esto me permitía anotar la fecha de vencimiento de una tarea, pero no establecía un sistema para ejecutar tareas organizadamente. Siempre me quedaba con cosas en la mente, cosas que estaban apuntadas en el calendario pero que debía recordar hacer o dar seguimiento.


GTD: Getting Things Done, más o menos.

Lo que quiero compartir hoy no es lo mala que era mi organización hace 4 años atrás sino que tan buena es ahora y que hago para tener tiempo para hacer todo lo que quiero sin tener que estar ocupando mi mente en recordar cosas, como que mañana tengo que cambiar el aceite y filtro al auto.


Mi sistema es básicamente GTD pero no del todo, trataré de explicarlo.

  1. Cada vez que encuentro una tarea que debo hacer la analizo para ver si es algo que vale la pena hacer y hacer pronto.
  2. Si es algo que debo, quiero o puedo hacer veo a ver si lo puedo hacer rápido. Por ejemplo una llamada o un email. Si lo puedo hacer en dos o tres minutos lo hago inmediatamente
  3. Si es algo que requiere mas tiempo o muchos pasos pues lo convierto en un “proyecto”. Un proyecto no es nada mas que una tarea que requiere varios pasos que toman mas de unos minutos para completarse. Por ejemplo un proyecto puede ser cambiar de apartamento. Eso requiere encontrar un apt. nuevo, visitarlo, negociar un precio y finalmente mudarse.
  4. Una vez convierto lo que quiero hacer en tareas pequeñas y simples le asigno un contexto a cada tarea. Usando el ejemplo anterior la primera tarea seria “encontrar un apt.” puede ser una tare que se haga usando un site de clasificados así que asigno un contexto de “Online” a esta tarea. Una tarea que sea llamar a alguien tendría un contexto de “Teléfono”. El punto de asignar contextos a las acciones es para luego poder filtrar las acciones.
  5. Ahora lo próximo que hago es poner fechas de vencimiento a cada tarea y proyecto.
  6. Entonces lo que queda es ejecutar las tareas. Una vez cada semana me siento 20 minutos y reviso todas mis listas de tareas y veo que cosas, no tienen un próximo paso, le asigno uno y durante los días próximos trato de mover esas tareas así nada se queda sin completar.

Todo esto de primera intención puede sonar como mucho trabajo, pero no lo es. Los beneficios son mucho. El primero y más importante es que no tengo que pensar en que tengo que hacer. Básicamente las tareas me encuentra a mi cuando tengo que pensar en ellas. No tengo que estar todo el día pensando en que tengo que hacer. Otro efecto colateral positivo es que puedo escoger en que quiero trabajar en cada momento.

Por ejemplo me gusta hablar por teléfono mientras manejo de la casa a la oficina así que cuando me monto en el auto lo primero que hago es buscar tareas con el contexto “Teléfono” y hago unas cuantas llamadas antes de llegar. Cuando llego a a la oficina busco cosas con el contexto “Oficina” y veo cosas que debo hacer mientras estoy en la oficina. Cuando tengo una reunión con alguien busco el contexto “nombre de la persona” y veo todo lo que debo hablar con esa persona.

Lo bueno del GTD es que hay muchos softwares diseñados especialmente para trabajar con este tipo de organización. Admito que he probado muchos pero de todos el que más me gusta y el que mejor me ha funcionado es Things. Es una aplicación muy elegante y bien diseñada para manejar flujos de trabajo basados en GTD. Hay versiones para Mac, iPhone y iPad. Otras opciones populares son OmniFocus y Remember the Milk que es completamente online.

Hay muchas opciones para organizarte pero GTD es la única que ha funcionado conmigo. No tan solo estoy haciendo más trabajo, sino que también estoy claro en cuanto a que tengo que hacer próximo y nada se me cae de la mesa, incluso en los momentos más cargados de trabajo.

Si quieres saber más sobre GTD mira este vídeo donde David Allen, el creador de este sistema lo explica mucho mejor que yo a un grupo de Googlers.

Trata GTD por dos semanas y dime que piensas.